Çalışan İnsanın Zaman Yönetimi
Giriş: Zamanın ve üstelik de akan (kaçan) zamanın kıymeti anlatılmakla bitmez. “Keşke” diye başlayan bir cümlede, kaybedilmiş bir zaman ve kaybedilmiş fırsatlardan bahsedilecek demektir. Kendi kuracağımız cümlelere “keşke” ile başlamamak için ve öncelikle, zamanın ne denli kıymetli olduğunu iyi idrak ederek konuya başlangıç yapalım. Bu idrak bizi, bu makaleyi sıkılmadan ve anlayarak okumaya itecek ve fayda sağlayabilecektir.
Bu çalışmada, iş yaşamına girmiş yada henüz girmemiş olsun, tüm yaşlardaki insanlar için geçerli olan ve önemli bir gerçek olan “zaman” üzerinde durulmuştur. Burada ele alınan zamanın da “boşa geçmemesi” üzerinde durularak, araştırmalar, incelemeler, istatistikler ve bazı öneriler ile desteklenmesi (irdelenmesi) yöntemi seçilmiştir. Bu yüzden, özel hayat, sosyal hayat ve iş (çalışma) hayatı ayırt edilmeden değerlendirmeler (analizler) yapılmıştır. Değerlendirmelerde, insan için kabul gören ve avantaj oluşturan faydalı yollar (yöntemler) araştırılmış ve çözümler önerilmiştir.
Çalışmanın tamamında farklı konulardaki 16 kitabım ile 38 yıllık mesleki tecrübelerim kaynak oluşturmaktadır. Yine bu çalışmada sık sık geçen bazı kavramların ise açıklamalarını, kısa ve anlaşılır olması (ve terminoloji) açısından şöyle özetleyebiliriz;
-Zaman Yönetimi; süren yada yakın gelecekteki zamanı kontrol altına alıp, planlayabilmek!
-Zamanın Verimliliği; süren zamanı en iyi şekilde kullanmak!
-Boş Zaman; kazanılması ve faydalı işlerde kullanılması mümkün olan ve gerçekten boş olan saatler!
Zamanın Önemi Açısından Çalışanlar
Sadece (tam zamanlı, yarı zamanlı yada sipariş bazında) çalışan insan grupları dikkate alındığında, 3 temel sınıflama yapılabilir. Bu sınıflamanın bir kabul olduğunu kabul edelim. Bu durumda;
1.grup çalışanlar; Profesyonel yöneticiler, işverenler, üst bürokratlar ve akademisyenler
2.grup çalışanlar; İşgörenler (işçiler, memurlar ve diğer ücretle çalışanlar)
3.grup çalışanlar; Serbest çalışanlar ve yaşayanlar (zamanı kendisi belirleyen yada kısa süreli çalışanlar ile emekliler)
(Not: Çalışmayan öğrenciler ve hiçbir harici iş yapmayan ev hanımları dikkate alınmamıştır.)
İnsan Gruplarının Mevcut Yoğunlukları
1.grup; ~%10
2.grup; ~%80
3.grup; ~%10
Toplam %100
Çalışan İçin İş-Zaman Analizi
Burada, işgören (yönetici) için zamanın öneminin bilincinde olarak, işgörenler (çalışanlar) için zamanın (verimli) kullanılabilmesi irdelenmiştir. Gerekli noktalarda ise, uygun tespitler ile uygun açıklamalar getirilmiştir.
Çalışanlar için, çalışılan işin niteliği fark etmeksizin, günlük iş hayatının yaklaşık 11 saatin harcandığı kabul edilmektedir. Burada;
-2 saat; işe hazırlık ve işe ulaşım
-8 saat; bir fiil işin görülmesi (yasal mesai)
-1 saat; öğle saati yemek ve dinlenme süreleridir.
Bizi burada ilgilendiren, bir fiil işin görülmesi sırasındaki 8 saatlik süre içerisindeki zaman aralıklarının, yani çalışan insanın işini sürdürürken (yaparken) 8 saatlik çalışma süresindeki verimliliği analiz edilecektir.
Ön-Tespit: İnsan, robot olmadığına göre, çalıştığı iş ne olursa olsun ve çalışma süresince bazı sosyolojik, fizyolojik ve hatta psikolojik gereksinimlere sahip olabilecektir. Bu cümleden olarak, bir çalışan;
-uzun süre aynı işi sürdüremeyebilir ve dikkat kayıplarından dolayı bu çok verimli de olmayabilir
-uzun süre ara (mola) vermeden çalışamayabilir. Zaten bu yüzden, en az iki kere yasal aralar (çay, vb) verilir.
-uzun süre uygunsuz ortamlarda çalışamayabilir. Bu durumların sürmesi, sağlık problemleri ortaya çıkartabilir.
-uzun süre ve baskı altında çalışamayabilir ve üstelik bunun sürmesi, bunaltıcı (stresli) durumlar ortaya çıkartabilir.
-uzun süre içerisinde, aynı işi tam ve mükemmel yapması da beklenmemelidir.
Birinci Tespit: Bir çalışanın işe hazırlık ve işine ulaşım ve hatta iş sırasındaki öğle tatilleri, zorunlu ancak, kazanılması da mümkün olmayan bir boş zaman olarak kabul edilebilir. Yani ne önlem alırsak alalım, bu sürelerin, bırakın azaltılmasını, ortadan kaldırılması ve kazanılması bile mümkün değildir. Çünkü gereklidir. Bilindiği gibi bu süre yaklaşık 3 saattir.
İkinci Tespit: Bir çalışan için, iş hayatındaki 8 saatin içerisinde herhangi ve keyfi kabul edilebilecek bir boş-zaman düşünülmemekle beraber, uygulamada kişilere doğrudan bağlı olabilecek, boşa geçirilen zamanların da yaşanabildiğinin bilinmesinde çok faydalar olacaktır. Bu boşa geçen zamanların makul kabul edilebilecek türden yani tolere edilebilecek türden oldukları düşünülmektedir.
Üçüncü Tespit: Zamanın kazanılması yada kaybı üzerine yapılan hesaplamalar ve analizler göstermektedir ki, çalışanın lehine ancak işverenin aleyhine olan zaman kayıpları vardır. İşverenler, hem kanuni ve hem de insani yönden, zaten bu durumu kabullenmektedir. Bu yüzden de, geri kalan sürelerini garanti altına almak yada daha verimliliğini artırmak için önlemler almak zorundadırlar.
Dördüncü Tespit: Sosyal meyda araçlarının ve telefonun çok kullanılması. Bu tespit tüm çalışanları kapsamamakla beraber, giderek bir hastalık yada kötü bir alışkanlık olarak kabul edilmektedir. Günümüz şartları, gelişmiş teknolojik araçların kullanımı, yaygınlığı ve insan yapısı da analizlere katıldığında ise, ister istemez bazı olumsuz faktörlerin devreye girdiğini görürüz.
Beşinci Tespit: Bu bölümde, iş yaşamında iken, hem çalışanın ve hem de işverenin, çalışma aktiviteleri dikkate alınarak, boşa geçen zorunlu/yasal yada keyfi saatlerin görülmesi (ve iyi tespit edilmesi) ve değerlendirilmesi hedeflenmektedir.
Altıncı Tespit: Bu bölümde ise, sadece çalışanın, kendi hesabına boşa geçen zamanların analizi birçok insanı tercih ve bunların getirdiği faktörlerin “keyfi” olduğu bile söylenmektedir.
Bazı Sonuçlar
Özellikle ülkemiz gibi kalkınma hamlesi içerisinde olan, işgücünün ve beyin gücünün tam ve verimli kullanılması açısından, çalışma sürelerindeki çok büyük zaman kayıpları yaşanmaktadır. Ne yazık ki, bu kayıplardaki baş aktör ve belki de tek sorumlu olan “insan” olarak gözükmektedir. İşin ilginç olan ve kabul edilebilir yönü, bu kayıpların bir kısmının kaçınılmaz olduğudur. Yine bu zaman kayıplarının bir kısmının doğal da olduğu gerçeğidir.
Buradan yola çıkarak (son bir tespit yada öneri olarak), özellikle işverenlerin bu faktörleri de dikkate alan çalışmalar yapması gereği vardır. Bunun başında ise, motive edici (güdüleyici) önlem ve teşvikler gelmektedir.
Zamanın Verimliliği Nedir?
Verimlilik Nedir? Verimlilik; süre gelen bir uğraşı veya o uğraşa konu olan herşeyi, var olan şartlar fazla zorlanmadan, o konuyu giderek geliştirme işidir. Bu geliştirme, enüst seviyesine ulaşırsa, enfazla (maksimum) verimlilik elde edilmiş olur. (Yazarın tanımı)
Verimlilik mutlaka maddi bir kazanç getirisi taşımayabilir. Örneğin; eğitimlerin en iyi şekilde verilmesinden, zamanın kullanımından, bir makina veya sistemden maksimum derecede faydalanma da verimlilik ile ilgilidir. Zaten böyle bir bağlantı kuramazsak, verimlilik ölçümleri olanaksız duruma gelir.
Çarpıcı Bir Verimlilik Örneği; “Uzayda Zaman”
Zamanın önemini çok iyi biliriz. Çünkü biliriz ki, kaybedilen zaman asla geri getirilememektedir. Bu yüzden insanoğlu, zamanı verimli kullanabilmek için yıllardır uğraşmıştır. Çalışma yaşamımız için geçerli ve zamanın en iyi şekilde değerlendirilebildiği yöntemler geliştirmiştir. Bu uğraşılarında kısmen de başarılı olunmuştur. Şimdi, öyle bir uygulamadan bahsedeceğim ki, zamanı belki de bize kat kat kazandırmaktadır.
Uzay laboratuvarlarında biliminsanları, uykuya daha az zaman ayırabilmek için, uyku makinası geliştirmişlerdir. Çok zayıf elektrik akımlarıyla beyne 60 dakika düzenli akım verilirse, insan ortalama 6 saat uyumuş gibi zinde kalkmaktadır. Böylece, bilimsel çalışmalara daha fazla zaman ayrılmakta ve uzayda zaman en verimli şekilde kullanılmaktadır. Esasen bu 5 saatlik uykudan kazanılan (çalınan) zaman, “zamanın geri alınması” bile sayılabilir…
Zamanın Verimliliği: Bu kavram, hem mevcut çalışma süresinin iyi kullanılması ve hem de süren yada sonrasında oluşabilecek (boş veya verimsiz) zamanların kazanılması üzerinedir.
Mevcut zamanın iyi kullanımı ile ortaya, “zamanın verimliliği” kavramı çıkacaktır. Bu verimli zaman, belki de bizim için “maksimum verimlilik” bile olabilecektir. Zamanı kullanan (harcayan) ve zamanın yönetilmesine konu olan “insan” olduğuna göre, %100 verimlilik ise sadece bir ideal olarak kalacaktır. Çünkü zamanı kullanan, harcayan ve gevşek olup hisleriyle hareket eden de insandır. %100 verimli zaman kullanımı sadece ve sadece “robotlar” için geçerli olabilir. Çünkü robotlar, durmaz, yorulmaz, ihtiyaç molası vermez, şikâyetçi olmaz, hasta hiç olmaz, işine geç kalmaz, kendisini geliştirmek için kitap okumaz, dalga geçmez ve sonuç olarak insani özellikler göstermez. Yukarıdaki son örneklerden de yola çıkarak, insanoğlunun yaradılış gereği gevşek ve unutkan olan yapısının da bilincinde olarak ve bazı basit önlem ve iyileştirmeler de yaparak, zaman en verimli şekilde kullanmanın mümkün olduğunu söyleyebilir.
(NOT: 11/1. bölümün sonu…)