Kişisel Verileri Koruma Kurumu, kişisel verilerine ilişkin başvuru yapan kişilere verilecek cevapların usulüne ilişkin veri sorumlularını uyardı. Kurum, başvurulara yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü yöntemlerle yanıt verilmesinin yeterli olmadığını açıkladı.
KVKK tarafından yayımlanan duyuruda, veri sorumlularının başvuruları en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırması gerektiği hatırlatıldı.
Sözlü Bilgilendirme Resmi Cevap Sayılmayacak
Kurumun yürüttüğü incelemelerde bazı veri sorumlularının başvurulara yalnızca sözlü iletişim yoluyla cevap verdiğinin tespit edildiği belirtildi.
Başvurunun kapsamını netleştirmek veya ek bilgi almak amacıyla telefonla ya da yüz yüze iletişim kurulabileceği ancak bu görüşmelerin, kanun kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerine geçmeyeceği vurgulandı.
Cevap Yazılı veya Elektronik Ortamda Verilecek
KVKK, başvurulara verilen cevapların yazılı veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirilmesi gerektiğini belirtti.
Bu yöntemin, başvuru sahibinin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi, olası şikayet ve inceleme süreçlerinin sağlıklı yürütülmesi ve gerektiğinde yargı sürecinde başvurunun belgelendirilebilmesi açısından önem taşıdığı ifade edildi.
Ret Gerekçesi Açıkça Belirtilecek
Veri sorumlularının vereceği cevaplarda hangi taleplerin karşılandığının açık şekilde belirtilmesi gerektiği kaydedildi.
Karşılanmayan veya reddedilen talepler için ise açık ve anlaşılır gerekçe sunulması gerektiği bildirildi.
KVKK, veri sorumlularının başvuruları mevzuatta belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde sonuçlandırması ve cevapları yazılı ya da elektronik ortamda iletmesi gerektiğini bir kez daha hatırlattı.
