Bir toplantı düzenlendiğinde yalnızca takvimde bir saat ayrılmıyor. Çalışanların zamanı belirli bir faaliyete tahsis ediliyor ve aynı zaman diliminde yapılabilecek başka işler erteleniyor.
Bu nedenle toplantılara iktisadi açıdan bakıldığında temel ölçüt, toplantının gerekli olup olmadığı değil, ayrılan zaman karşılığında ne üretildiği oluyor. Kullanılan insan zamanının alınan karar, çözülen sorun ya da sağlanan koordinasyonla ne ölçüde karşılık bulduğu, toplantının ekonomik değerini belirleyen temel unsurlar hâline geliyor.
Toplantı da Bir Kaynak Tahsisi Kararı
İktisatta kaynaklar sınırlı. İş dünyasında sermaye ve emek kadar zaman da bu sınırlı kaynakların başında geliyor.
Bir çalışanın zamanı müşteri görüşmesine, üretime, araştırmaya veya toplantıya ayrılabilir. Toplantı tercihi de bu alternatifler arasından yapılan bir kaynak tahsisi anlamına geliyor.
Burada fırsat maliyeti devreye giriyor. Toplantıda geçirilen zamanın ekonomik karşılığı, aynı sürede gerçekleştirilemeyen alternatif işlerin değerini de kapsıyor.
Daha Fazla Toplantı Daha İyi Koordinasyon Anlamına Gelmiyor
Kuruluşlar büyüdükçe toplantı gereksinimi artabiliyor. Ancak toplantı sayısının yükselmesi otomatik olarak daha iyi iletişim veya daha hızlı karar alma anlamına gelmiyor.
Bazı toplantılar önemli kararların alınmasını sağlarken kimileri yalnızca başka kanallardan aktarılabilecek bilgilerin paylaşılmasıyla sınırlı kalabiliyor. Bu nedenle toplantının süresinden ziyade ürettiği değere odaklanılmalı.
