Sedat SADİOĞLU'nun 19 Ağustos 2025 tarihli yazısı: KALİTENİN BOYUTLARI-9/4: Kalite Kavramları Üzerine-3
Nedir Kalite Politikası?
Kalite yönetim sistemini benimsemiş, önemimi kavramış ve çalışmalarına başlamış kişi, kurum veya kuruluşlar, kendilerine sağlıklı bir yön çizebilmek ve gidişlerine sistematik bir yön verebilmek için, (alfabenin A’sı gibi) kalite politikası belirlemelidirler. Buna eskiden şirket politikası denirdi. Şimdi kapsamı genişlemiştir ve kalite anlayışı ile yazılmaktadır.
Ayrıca, kalite politikasının üç farklı ve vazgeçilmez özelliği vardır;
1.Özelliği; doğrudan müşteri odaklı sözler içermesidir.
2.Özelliği; doğrudan kaliteyi nasıl sağlayacağı üzerine yapılacak çalışmaların ana hatlarının çizildiği sözlerdir.
3.Özelliği; doğrudan çalışanları hedef alan sözler içermesidir.
Kalite politikasının vazgeçilmez bir parçası ve devamı niteliğinde olan -bağlantılı- konusu, kalite hedefleridir.
Kalite politikası, aynı bir hükümet politikası gibi, yapılacak icraatların özetlendiği, hedeflerinin çizildiği ve tamamının planlandığı bir yapıdadır. Çünkü, sadece yapılacaklar değil, harcamalar, finansman (gerekli nakit para ve kredi) ve daha sonraki yıllara ait uzun vadeli projeler de planlanır. Kalite politikasının son bir istenen özelliği de kısa, yalın ve özet olmasıdır.
Elektronik Devreler
Bu başlığı okuyanlar, -haklı olarak- elektronik ile kalitenin nasıl bir benzeşim ve etkileşim içinde olabileceğini düşünebilirler. Elektronikle ilgilenenler bilir, sözgelimi bir ses kartında birçok diyot, rezistans, kondansatör ve transistör yer alır. Bu malzemelerin belirli bir sayısı uygun bir şekilde birbirine bağlanırsa, bu bir sistemi ifade etmiş olur. Teorik fizikle uğraşan kuramcılar, tek bir elektronik devre ile diyot, rezistans, kondansatör ve transistörü devre dışı bırakan ama, hepsinin de farklı fonksiyonlarını yerine getiren, birleşik yeni bir malzemeyi geliştirmişlerdir. Buna, entegre devre diyoruz. Dolayısı ile sadece bir entegre devre, aynı anda birçok diyotun, birçok rezistansın, birçok kondansatörün ve birçok transistörün görevini -çok güzel- yapmaktadır. Üstelik daha az yer kaplamakta ve daha ucuza mal olmaktadır. Böyle bir kolaylığı, ses kartı üreten işletmeler neden tercih etmesin!
Devreleri kalite sistemi ile bağlamak gerekirse, kalite sistemi yukarıda anlatılan ses kartına benzetilebilir. Kart üzerinde birden fazla entegre birbirini destekler şekilde çalışır. Entegre devrelerin gövdesi; ISO 9000 standartları, gövdenin ayakları yada kolları; standardın ilgili maddeleridir. Gövdenin üzerinde ayaklar yada kollar ile mükemmel bir iletişim sağlanmaktadır. Bu yüzden bu, yeni bir sistemdir. Üstelik bu devrelerin ve kartların, başka elektronik kartlarla entegrasyonu (uyumlu çalışması) da olasıdır. Yine elektronik ile ilgili örneğimize dönersek, ses kartı, görüntü kartı ve renk kartı gibi bölümler, belki de televizyon denen mükemmel bir ürün için bir araya getirilmişlerdir. Bu mükemmellik arayışı ve anlayışı, kalite sistemi için de geçerlidir. Kalite yönetim sisteminin, çevre sistemleri ve güvenlik sistemleriyle entegrasyonu söz konusudur. Bu entegrasyon, kalite sisteminin ve diğer sistemlerin eksikliklerini de tamamlayacaktır. Böylece, bu konudaki bütün çabalar, mükemmel ve hatasız ürün veya hizmete yönelik olacaktır.
Standardın Modüler Yapısı
Standardın tek tek gerekliliklerini açıklayan maddelerin tamamı bir bütünlük arz eder. Yani, standardı istediğimiz gibi yorumlayamadığımız gibi, dilediğimiz maddeyi de göz ardı edemeyiz. İç içe geçmiş bir ilişki (korelasyon) vardır. Bu ilgi ve ilişki, standardın biraz da kapsamını genişletmektedir. Her bir maddeyi modüle benzetirsek, birindeki yanlışlık veya eksiklik, start verildiğinde devreyi tamamlayamayan elektrik akımı gibi davranır. Sistem, ya çalışmayacak ya da en zayıf olduğu yerden yine devre dışı kalacaktır. Standardın modüler yapısı demekle, bu durum kastedilmektedir. Modülleri aynı bir satranç taşı gibi, kendi tahtası içinde istediğimiz yönlerde ve uygun hareketlerle oynatabiliriz. Taşların tamamı oyunun bütünü için gereklidir. Üstelik taşların uygun hareketi, yine doğru bir hamle için gereklidir. Hamlelerin doğruluğu bizi sonuca götürür.
Yazılı Disiplin
Kalite dokümantasyonunda, çalışmaların ve verilerin basit de olsa kayıt altına alınmasının belki de en önemli amacı, not alma alışkanlığının çalışanlara kazandırılmasıdır. Not alma alışkanlığı olmadığını öne süren veya sevmediğini dile getiren, birçok insanla karşılaşmışızdır! İnsanları sıkmadan ve bıktırmadan, kullanımı kolay, anlaşılır ve kısa süreli yazılı bilgi talebi, ancak profesyonelce hazırlanmış dokümanlarla sağlanabilir. Burada kastedilen, örneğin amaca uygun ve basit bir form olabileceği gibi, kısa ve yine basit bir prosedür de olabilmelidir. Aslında, sadece bu durumun sağlanması bile, bir basit sistemin gerekliliğini ortaya koymaktadır. Üzerinde durduğumuz kalite yönetim sistemi, bu amaca uygun oluşturulmuştur. Sistem güncellemeye açık olduğu için, ister istemez dokümantasyon yoğunluğu ve canlılığı hep olacaktır. Bu durumdan kaçış yoktur, üstelik bu kayıtlama çalışması bir bütünlük arz ettiği için, birlikte yapılması gereken bir özelliktedir. Aksi halde sağlıklı sonuçlar alınamaz ve bir sonuca varılamaz.
Resmi kuruluşlar ve özellikle askeri kuruluşlar, gerekli ve gereksiz pek çok prosedürün ve talimatın bünyelerinde bulundurduğu -bir çeşit- yazı depolarıdır. Bu kadar resmiyet, ayrıntılı, zorunlu ve gereksiz birçok raporu beraberinde getirecektir. Kâğıt fabrikaları (SEKA), hurda kağıt alımlarında kaynak olarak, arşivlerinde kanuni arşiv süresini dolduran bu dokümanları tercih etmektedir. Şimdilerde bunun yerini mega kapasiteli dijital veri depolama araçları almaktadır.
Yazılı kayıt, bir çeşit disiplindir ama, insanı çok fazla sıkmamalıdır. Unutulmaması gereken en önemli konu, bu yazılı kayıt sisteminin, insanlara kazandırdıklarıdır. Sadece not alma alışkanlığı değil, aşağıdaki avantajları da bize kazandıracaktır. Bu avantajların bazıları şunlardır;
· Bir seferde doğru yapma
· Yine aynı hatayı yinelememe (tekrarlamama)
· Hızlı yapma ve zaman kazanma
· Kontrol altında bulundurma
· Durumunu belgelendirme veya açıklık getirme
· Güvence verme
· Sistemi yönetme
· Geliştirme
· Sürdürülebilirlik
Güncelleme Gereksinimi
Kaliteyi sürekli sağlayabilmek, konulara açıklık getirebilmek ve değişik zamanlarda veya yerlerde ortaya çıkması olası durumlara veya gelişmelere müdahale edebilmek için, -bütün sistemlerde olduğu gibi- kalite güvence sisteminde de etkin bir güncelleme (revizyon) vardır. Hatta bu, istenir. Kalite dilinde konuşacak olursak, kurulu bir sistemin sürekliliği, revizyon yoğunluğuna bağlıdır! Daha da açıkçası, ancak revizyona açık sistemler yaşayabilir! denilebilir.
Burada, konu gelmişken, insanlar için de benzer düşüncelerin türetilebileceği ortaya çıkar. Yani, insanlar da kendilerini güncellemeye açık hale getirmelidirler. Buna toplumda; kendine çeki düzen vermek! diyoruz. Bu gerçekten gereklidir ve doğrudur. Hatta böyle başka güzel ve özlü sözleri de örnek olarak söyleyebiliriz. Bunların bazıları;
· Zamana ayak uydurmak
· Sistemi eskimek
· Demode olmak
· Modası geçmek, vb.
Güncelleme bir gerekliliktir ve hiç kimsenin yetkisinde ve denetiminde olmamalıdır. Tam tersine istenmelidir. Bu istekler sadece bizi bir adım ileri götürmez, çalıştığımız ve üzerinde durduğumuz konulara da açıklık getirir, yani -kısaca- çevremizi harekete geçirir.
Kalite Eğitimleri
Kalite eğitimleri, katılımcıya kısa bir süre içinde hem teorik hem de pratik bilgiler sunan depo bilgi niteliğindedir. Bu düşünce, diğer bütün eğitimler için de geçerlidir. Bu sıkıştırılmış bilgileri katılımcı, işyerinde açarak kullanacaktır. Burada önemli bir konu, eğitimlere göndereceğimiz katılımcıları uygun seçmektir. Zaten ciddi bir eğitim planı olan işyerlerinde, bu uygunluk özellikle dikkate alınır. Bir diğer konu, tabi! uygun eğitim konusunun seçilmesidir. Eğitimlere herkes katılabilir, daha doğrusu eğer mümkün ise herkesin katılımının sağlanması için çalışılmalıdır. Çünkü, hiçbir işyeri, kalite güvence sistemi kurmak için yola çıkmışsa, toplam kalite denen gelişmeyi de göz ardı edemez. Ayrıca, kalite herkesin işidir! sloganı artık ciddiye alınmalıdır.
Kişileri, işyerlerini ve eğitim hizmeti veren kişi, kurum veya kuruluşları sıkıntıya sokan en önemli konu, kısa eğitim süreleridir. Özellikle kalite konulu eğitimlerin süreleri, konusuna bağlı olmak üzere, bir haftayı geçmez. Meslek edinme ve edindirme kursları gibi, aylarca süren kalite eğitimleri uygulamaya konamamaktadır. Birçok işyerinde, bırakın ayları, birkaç gün için bile eğitimlere izin verilmemektedir. Zaman ve işgücü kaybı olarak düşünülen bu konuda, aslında herkesin az veya çok hatası vardır. Mantıklı çözümler geliştirilmelidir.
Ülkemizde, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde (KOBİ’lerde), 50 kişinin altında işçi ile ve emek-yoğun çalışılmaktadır. Böyle bir durum, insanın önemini -ister istemez- ön plana çıkarmaktadır. Dolayısı ile işi bilen elemanın, işletmeden fazla uzaklaştırılması da pek istenmez. Üstelik daha hâlâ bu işletmeler, kalite bilincine tam anlamıyla sahip değildirler. Bunlar aile işletmeleridirler ve kısa vadeli planlar ve çalışmalar peşindedirler. Bu yüzden, uzun süren eğitimler ve özellikle çok katılımlı kalite eğitimleri hep geri plana itilir veya ertelenir. (Konumuzla dolaylı yoldan ilgili olmamakla beraber, planlı bakım-onarım hizmetleri de bu gruptandır ve ancak arıza çıkınca müdahaleler yapılır)
O halde iş, işletmelerde kaliteyi üstlenen veya sırtlanan kişiye yada kişilere düşmektedir. Eğitimler sonunda edinilen sıkıştırılmış bilgi donanımını, işletmelerde açıp, uygulayıp, yaygınlaştırmada aktif rol oynamalıyız. Hatta bununla yetinmeyip, uygulamaların en güzel örneklerini vermeliyiz. Güzel ve örnek uygulamalar için -adeta- kendi içimizde yarışmalıyız. Eğitimlerin verimliliğini -gerekiyorsa- tanıtlamalıyız (ispatlamalıyız).
(NOT: 9/4. bölümün sonu…)
